Indispensable avant toute embauche, la déclaration préalable à l’embauche est une démarche qui doit être entreprise par l’employeur. A quoi sert-elle et comment bien la faire ? Quelles erreurs faut-il éviter ? C’est ce que nous voyons dans cet article.
Pourquoi une déclaration préalable à l’embauche ?
La déclaration préalable à l’embauche (DPAE) est une déclaration qui doit impérativement être faite par un employeur à l’URSAFF avant toute embauche de salarié.
Elle permet d’accomplir les formalités afin de régulariser l’employeur auprès de la Sécurité sociale, et d’ouvrir des droits sociaux au salarié (assurance chômage, assurance maladie, visite médicale, etc.).
Depuis un décret du 16 juin 2011, la DPAE est l’unique formalité à accomplir auprès des organismes de recouvrement à la suite d’une embauche. Auparavant, l’employeur devait effectuer séparément une DPAE et une DUE.
Quand doit-elle être faite ?
Au plus tôt 8 jours avant l’embauche d’un salarié dans l’entreprise. Au plus tard 1 jour ouvrable avant l’embauche du salarié. Dans tous les cas, elle doit impérativement être faite avant que le salarié ne commence à travailler.
Supposons que nous sommes le 9 juin, et que Monsieur Martin vient de signer un contrat de travail avec son salarié qui prendra ses fonctions dans l’entreprise le 1er juillet. Alors Monsieur Martin devra effectuer la DPAE de ce salarié à partir du 23 juin. Il aura jusqu’au 30 juin pour la faire (ou au 29 si le 30 n’est pas un jour ouvrable).
Qui est concerné ?
Tout personne sous contrat de travail. C’est-à-dire tout salarié, sauf :
- Les stagiaires, qui ne sont pas des salariés.
- Les adhérents au Titre emploi service entreprise et au Titre Firmes étrangères et au Chèque Emploi Associatif, puisque la DPAE est automatiquement intégrée à ces services.
Elle est indispensable, quelque soit le type de contrat de travail : CDI, CDD, contrat d’interim, etc.
Comment l’effectuer ?
En ligne, tout simplement, sur le site www.net-entreprises.fr
Deux possibilités : soit un remplissant un formulaire, soit par un dépôt de fichier issu de votre logiciel.
Ou alors, il y a aussi la possibilité de le faire par courrier recommandé avec accusé de réception.
Une fois la déclaration effectuée, l’employeur recevra dans les 5 jours ouvrables un accusé de réception. Il devra ensuite remettre à son salarié une copie de la DPAE, ou de l’accusé de réception.
Attention à l’oubli, les sanctions sont lourdes
Un employeur qui fait travailler des salariés dont la DPAE n’a pas été faite est passible d’encourir des sanctions administratives et pénales, en cas de contrôle de l’URSSAF.
Non seulement, il risque de faire l’objet d’un redressement judiciaire. Il disposera alors d’un délai de 1 mois pour régulariser sa situation en payant les sommes réclamées, majorées de pénalités de retard.
Mais il risque aussi d’être accusé de travail dissimulé, si l’on découvre que l’omission est intentionnelle. Dans ce cas, les sanctions sont très lourdes : selon l’article L8224-1 du Code du Travail, l’employeur peut être passible de 3 ans d’emprisonnement et de 45 000€ d’amende. Sans parler des peines complémentaires comme l’interdiction d’exercer ou l’interdiction des droits civiques.
Ainsi, la Cour de Cassation a récemment condamné un employeur pour travail dissimulé, en raison de l’absence de DPAE. Elle a validé le jugement de la Cour d’Appel qui condamnait la décision de l’employeur de ne pas déclarer un salarié qui n’avait effectué qu’un test professionnel d’une journée (arrêt de la Cour de Cassation n°12-81383).
Que faire en cas d’erreur dans le remplissage de la DPAE ?
Il arrive qu’un employeur commette une erreur dans le formulaire de DPAE. Dans ce cas, pas d’inquiétude à avoir. Une fois l’accusé de réception reçu, l’employeur devra demander la rectification à l’URSAFF, dans un délai de 2 jours ouvrables.
Conclusion
La déclaration préalable à l’embauche est une démarche administrative qu’un employeur doit impérativement effectuer avant qu’un salarié nouvellement embauché ne commence à travailler. C’est une formalité relativement rapide à accomplir, mais qui expose l’employeur à de lourdes sanctions si elle n’est pas faire.
