Employeurs : les clés pour réussir ses entretiens annuels

L’entretien annuel est un moment déterminant dans la vie de l’entreprise, aussi bien pour l’évalué que pour l’évaluateur. Préparation, information, attitude à adopter, suivi de l’entretien. Cet article s’adresse aux managers qui s’apprêtent à se livrer à cet exercice, et passe en revue les bonnes pratiques à appliquer pour que l’entretien individuel se déroule avec succès.

Préparer et individualiser les entretiens individuels

Pour que les  entretiens se déroulent le mieux possible, vous devez bien impérativement, comme vos salariés, les préparer en amont. À vous d’identifier, pour chaque personne concernée, les messages que vous souhaitez faire passer. Le contenu sera évidemment différent selon les profils, leurs compétences, leurs postes, leurs résultats.
Cette préparation doit vous permettre de dépasser la simple analyse des résultats. Et de montrer à vos subordonnés que vous vous intéressez à eux et cherchez des solutions pour les faire progresser. Pour ce faire, n’hésitez pas à tenir un dossier par personne, dans lequel vous indiquez leurs principales réalisations, leurs réussites, leurs axes d’amélioration. Votre implication dans ce travail de récolte d’informations sera grandement apprécié par vos salariés.

Informer à l’avance ses collaborateurs sur les dates d’entretien annuels

Pour ne pas les prendre au dépourvu pour cet exercice important pour leur carrière, nous vous recommandons fortement d’avertir vos subordonnés des dates d’entretien au minimum 2 semaines à l’avance, même si aucune obligation légale ne vous y contraint. Ainsi, ils auront le temps de s’y préparer pour pouvoir créer les conditions d’un échange riche et constructif. Pour tirer le meilleur de ces rendez-vous et définir des plans d’actions personnalisés, vous avez besoin de leur totale disponibilité. Alors, soyez le plus prévoyant possible et insistez sur le caractère essentiel, aussi bien pour eux que pour vous, de cet entretien.

Le fait de prévenir à l’avance vos employés leur permettra de préparer l’entretien de leur côté et ainsi aborder le jour J les questions cruciales. N’oubliez pas, cet entretien est aussi un outil de gestion des ressources humaines pour vous. Que ce soit pour valoriser, pénaliser, indiquer ce qui ne va pas ou promouvoir, la préparation est essentielle ! 15 jours est donc un minimum. 3 Mois.. encore mieux. Enfin, ne décalez pas la date sous prétexte d’un rendez-vous important. Pour votre employé, rien n’est plus important que son entretien individuel. Si vous devez en mener plusieurs, bloquez-vous une journée et interdisez tout autre rendez-vous.

Aborder en premiers lieux les points de satisfaction

L’objectif de ces entretiens est certes d’évaluer, mais aussi d’écouter vos collaborateurs et de récolter des informations précieuses sur leur mode de fonctionnement, leurs difficultés, leurs domaines d’aisance, afin de vous adapter et prendre les décisions qui s’imposent. Vous entrez, en quelque sorte, dans leur « intimité professionnelle ».  Il doit donc être enclin à se livrer, et à s’exprimer ouvertement. A vous donc d’instaurer un climat de confiance. Si vous commencez par insister sur leurs faiblesses, en évoquant les dossiers sensibles, vous risquez de le placer en situation défensive et inconfortable, ce qui n’est évidemment pas dans votre intérêt. Si en revanche, vous initiez la discussion en mettant en valeur ses atouts, ses réussites et ses points forts, vous le placerez dans une situation d’écoute et de décontraction favorable à un échange constructif.

Une règle importante de l’entretien individuel : La confidentialité. Vos salariés vous font confiance pour ne rien répéter Ne trahissez jamais cela sous peine de rendre inutile dans le futur tout entretien individuel.

Être factuel et précis dans toutes vos remarques et commentaires

Une critique, qu’elle soit bonne ou mauvaise, n’aura de valeur que si elle est motivée. Si vous estimez par exemple que votre collaborateur n’est pas assez rigoureux, vous devez, pour qu’il en prenne conscience, argumenter en vous basant sur des éléments factuels : mauvais retour clients, erreurs répétés de procédure, oublis fréquents. Si vous le félicitez pour sa réactivité, précisez de quoi vous parler, et à quels dossiers vous faites référence. C’est en étant explicite et précis que vous parviendrez à capter son attention et à lui faire prendre conscience de ses qualités et points d’amélioration. C’est en procédant ainsi que le plan d’actions défini à l’issue de l’entretien prendra tout son sens.

Fixer des objectifs clairs

C’est un point fondamental de l’entretien annuel. Pour tirer le meilleur de votre équipe, c’est à vous de fixez le cap. Vos subordonnés doivent être sensibilisés sur les points sur lesquels ils sont attendus. Et surtout avoir un aperçu précis, quantitatif et qualitatif, de leurs objectifs personnels. Ceux-ci sont à adapter en fonction de plusieurs critères : ancienneté, qualification, compétences requises par le poste, potentiel du salarié… La fixation des objectifs revêt une importance particulière car elle définit les critères d’évaluation du prochain entretien annuel. A noter que les objectifs doivent être à la fois ambitieux et atteignables, afin de stimuler la motivation du salarié.

Réaliser un suivi de l’entretien

A l’issu de l’entretien annuel, vous définissez ensemble un plan d’actions à mettre en place. Celui-ci peut par exemple contenir la mise en place d’un programme de formation spécifique pour aider votre collaborateur à progresser dans tel ou tel domaine. À vous de vous assurer de la mise en place de cette formation. Si vous évoquez la possibilité d’une évolution prochaine de son poste ou une promotion, vous devez, en temps réel, le tenir informé du planning et des conditions d’application.

N’oubliez pas que ces entretiens ont pour vocation d’optimiser votre activité et l’efficacité de l’équipe dont vous êtes responsable. Alors n’attendez pas l’année suivante pour contrôler les évolutions. Le suivi fait partie de votre rôle de manager et il montrera à votre salarié que vous tenez vos engagements et agissez en son sens.  La rédaction d’un compte-rendu post entretien signé par les deux parties fixe le socle de ce suivi.

Adopter une attitude d’écoute

Rien de pire qu’un manager qui monopolise la parole lors d’un entretien d’évaluation. Même si c’est à vous de mener le rendez-vous, vous ne devez pas vous contenter d’être dans le jugement ou l’évaluation. Votre collaborateur est là pour s’exprimer, vous faire part de ses recommandations et vous fournir des explications sur son activité. Ce moment ne vous sera profitable que si vous adoptez une attitude d’écoute, et si vous prenez en compte ses préoccupations.

Conclusion

La réussite des entretiens annuels dépendra de votre implication, et de votre capacité à vous adapter à votre interlocuteur. Ces quelques conseils devraient vous aider à préparer au mieux ces événements, dans l’intérêt de tous. Pour davantage de conseils, vous pouvez vous référer à notre fiche sur les 7 erreurs à ne pas faire lors d’un entretien annuel.

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