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Employeur : 7 erreurs à éviter lors d’un entretien annuel

S’il doit être préparé méticuleusement par le salarié, la réussite de l’entretien annuel dépend aussi du professionnalisme du manager, et de sa capacité à apprécier, au cas par cas, l’activité professionnelle de chacun de ses collaborateurs. C’est un exercice périlleux, notamment dans les TPE/PME où cette pratique n’est pas toujours formalisée. Voici la liste des erreurs à bannir pour gérer au mieux le déroulement de ces rendez-vous importants.

S’il doit être préparé méticuleusement par le salarié, la réussite de l’entretien annuel dépend aussi du professionnalisme du manager, et de sa capacité à apprécier, au cas par cas, l’activité professionnelle de chacun de ses collaborateurs. C’est un exercice périlleux, notamment dans les TPE/PME où cette pratique n’est pas toujours formalisée. Voici la liste des erreurs à bannir pour gérer au mieux le déroulement de ces rendez-vous importants.

Erreur numéro 1 du manager :Se passer de préparation

Pour que l’échange soit constructif, la préparation du manager est au moins aussi importante que celle du salarié. Bien souvent, l’entretien n’a lieu qu’une fois par an, c’est pourquoi il est primordial que celui-ci soit riche en contenu pour discuter, analyser, réfléchir et proposer ensemble des solutions. Pour cela, un seul moyen : la préparation.
Pour vous y aider, il peut être très utile de tenir un dossier par salarié. Vous pouvez y indiquer les principales réalisations de l’intéressé, des notes concernant ses compétences, des points positifs et des domaines d’amélioration. En plus de l’analyse pure et dure des résultats confrontés aux objectifs, ce « journal de bord » vous permettra une analyse plus fine du profil de chacun et montrera à votre interlocuteur que vous vous êtes penché sur son cas personnel.

Préparer l’entretien annuel, c’est montrer aux salariés qu’ils comptent, que vous prenez l’exercice au sérieux et que chaque phrase aura été réfléchie. Vos arguments pèseront plus, mais surtout vous gagnerez leur respect (à défaut d’être d’accord sur tous les points). Inversement, ne rien préparer fera passer cet exercice pour inutile et vos propos seront alors décrédibilisés.

“Mon boss n’avait clairement pas lu la feuille d’évaluation puisqu’il l’a découverte lors de l’entretien annuel. Il n’avait rien d’intéressant à me dire à part que les budgets sont limités cette année et que l’enveloppe salariale ne bougera pas. Bref, une heure de perdue ! ” FMB, informaticien.

Erreur numéro 2 du manager : Prévenir son salarié trop tardivement voire pas du tout

Il est de votre intérêt de maintenir de bons rapports avec votre équipe. Du fait de l’importance de cet entretien, prévenir un salarié la veille risque d’être mal perçu par ce dernier… Pour les raisons qui suivent, vous devez éviter ce genre d’écueils. En premier lieu, il n’est jamais agréable d’avoir le sentiment d’être pris « par surprise ». Il risquerait de se sentir lésé, ce qui pourrait remettre en cause la confiance qu’il a en vous. Ensuite, vous réduisez son délai de réflexion voire l’empêchez de s’y préparer. Enfin, vous montrez un mauvais exemple à vos subordonnés, qui consiste à faire les choses à la dernière minute. En tout point procéder ainsi vous desservira, alors pensez à avertir vos collaborateurs en amont.

Erreur numéro 3 du manager : Commencer par aborder les points négatifs en début d’entretien

C’est un principe de communication de base dans une relation hiérarchique. Lors d’un débriefing, d’un compte rendu ou d’une évaluation qui met en scène un évaluateur et un évalué, il convient de toujours  débuter en insistant sur ce que s’est bien passé, les points positifs, avant d’aborder les difficultés, ou éventuelles critiques. Si vous amorcez la discussion en mettant d’abord en avant les points négatifs, vous risquez de placer votre interlocuteur dans une situation de repli ou d’embarras, peu propice à un échange constructif.

A l’inverse, insister en premier sur ce qui a été bien fait permettra de le mettre en confiance, et ainsi de créer une atmosphère positive et détendue bien plus favorable à la communication. Il sera de surcroît plus enclin à prendre conscience, dans un deuxième temps, de ses difficultés et à accepter les critiques qui lui sont adressées.

Erreur numéro 4 du manager : Se cantonner à une discussion sans ligne directrice

Votre salarié attend de vous que vous le guidiez, et que vous l’aidiez à grandir et à s’émanciper professionnellement. Ainsi, vous devez, dès le début de l’entretien annuel, fixer un cadre, en exposant de la manière la plus claire possible quels vont être les thèmes abordés, qui a la parole à quel moment et combien de temps cela va durer.
En procédant de la sorte, et si votre préparation est bonne, aucun risque de vous aventurer dans une discussion qui n’aurait rien à voir avec l’ordre du jour. Cela dit, d’autant plus lorsqu’un échange est riche la tentation de dévier peut être fréquente. A vous de rester focalisé sur votre objectif, en recadrant la discussion si vous l’estimez nécessaire.

Erreur numéro 5 du manager : Faire l’impasse sur les objectifs de l’année à venir

Vous ne pouvez passer outre. La fixation des objectifs est une étape essentielle de l’entretien annuel. Pour s’investir dans son travail et donner le meilleur de lui-même, il a besoin d’être rassuré et surtout de savoir où il va. Il en est de même pour vous lorsque vous menez à bien des projets.
Les objectifs doivent être ambitieux, spécifiques, mesurables, atteignables et compatibles, pour créer les meilleures conditions de la motivation.  C’est l’outil de référence de l’entretien d’évaluation puisqu’elle permettra, l’année suivante, de mesurer les progrès réalisés et l’évolution, aussi bien en termes de performance que de comportement.

Erreur numéro 6 du manager : Négliger le suivi

Pour les deux parties (salarié/manager), l’entretien annuel n’a de sens que s’il débouche sur des mesures concrètes et des engagements. Ceux-ci sont matérialisés la plupart du temps par un compte-rendu écrit rédigé par le manager, qui doit être accepté et signé par le salarié. Pour que ce temps passé ait un sens, il va de soi qu’un suivi rigoureux s’impose, afin de veiller à la mise en application des dites mesures.
Si vous décidez d’orienter votre salarié vers un programme de formation spécifique, à vous de mettre en œuvre les actions nécessaires et de vous assurer de sa mise en place rapide. Si votre subordonné s’est engagé à modifier ses méthodes de travail, à vous de vous assurer qu’il respecte son engagement. Et de l’aider à y parvenir en cas de difficulté.

Erreur numéro 7 du manager : Monopoliser la parole lors de l’entretien

L’entretien annuel n’est pas à sens unique. Certes, c’est à vous de mener l’entretien mais c’est aussi une occasion pour votre salarié de s’exprimer, en toute liberté, pour vous faire part de tout ce qui concerne son activité. Comme lui, vous devez être à l’écoute et son temps de parole devra au moins être égal au votre. Vous avez probablement beaucoup à apprendre de lui, et cet échange doit vous permettre de dresser un plan d’actions afin de tirer le meilleur de votre équipe. Pour cela, la prise de note est indispensable, surtout si vous avez plusieurs dizaines de personnes sous vos ordres.

Conclusion

Pour que vos entretiens annuels se déroulent le mieux possible, vous soient utiles et soient utiles à vos salariés, veillez donc à éviter ces quelques faux pas qui pourrait nuire à l’efficacité de cet exercice et dégrader vos relations avec vos subordonnés


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