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Les créances clients : tout comprendre en 5 minutes

Créances clients : définition, calcul, enregistrement... et risques !

En 2018, 11 000 PME ont fait faillite à cause des délais de paiement, entraînant un coût de 16 milliards d’euros. Les délais de paiement font très peur et nombreuses sont les entreprises qui n’arrivent pas à les gérer correctement. Dans cette fiche pratique nous allons vous expliquer en détails ce que représentent les créances clients et comment les calculer. Nous nous pencherons également sur leur enregistrement comptable. Enfin, nous verrons comment les créances influent sur votre BFR et comment faire pour les booster et diminuer le risque d’impayé. 

les créances clients

Vos créances clients sont avant tout un droit de paiement dont vous bénéficiez

Une créance est un droit de paiement dont vous bénéficiez sur un tiers. Ce tiers est généralement un client. Il s’agit d’une somme d’argent que ce client vous doit et qu’il ne vous a pas encore réglé.

Tout le monde connaît les fameuses ardoises que l’on peut avoir au bistrot du coin. Eh bien lorsque Monsieur Toutlemonde dit au patron, mets ça sur ma note, en réalité, le bar a une créance. Le client doit de l’argent au bar, autrement dit il a une dette, car il a consommé sans payer directement. En résumé : Le client a une dette, votre bar a une créance.
Prenons un autre exemple. Si vous êtes une entreprise qui vend des meubles. Si vos clients ne vous paient pas au comptant, c’est-à-dire à leur passage en caisse, vous avez des créances clients. Vos clients vous doivent encore de l’argent, ils n’ont pas encore payé la facture.

Ainsi, vos créances clients sont l’ensemble des sommes qui vous sont dues dans le cadre de vos ventes de marchandises ou de prestations de services. Les conditions suivantes doivent être vérifiées afin que vos créances soient reconnues comme telles :

  • La marchandise doit avoir été fournie au client ou le service doit avoir été réalisé
  • La facture doit avoir été émise
  • Vous n'avez pas encore été payé par votre client

La créance devient créance lorsque le délai de paiement de la facture a été dépassé et prend fin au moment du règlement total.

Toute créance s’accompagne d’une date butoir, date à laquelle votre client doit vous avoir payé. Si la créance n’a pas été payée à cette date, on dira qu’il y a retard de paiement. On dira que la créance devient recouvrable lorsque le délai de paiement accordé à votre client arrive à expiration.
Notons que généralement la date butoir est fixée à 45 jours ou 60 jours à compter de la date de facturation.

Comment enregistrer les créances clients ?

Les créances clients, contrairement aux dettes, sont inscrites à l’actif du bilan comptable, dans la catégorie « Immobilisations financières ».
Ainsi, le compte 411 sera débité au moment de la livraison du bien ou de la prestation de service. Le compte 70 doit être crédité du même montant. Arrivé à cette étape, il y a deux issues possibles : soit le client paiera sa créance, soit il ne la paiera pas.

Si le client paie sa créance

Lorsque le client paie sa créance, vous créditerez le compte 411 et débiterez votre trésorerie du montant réglé.

Si le client ne paie pas sa créance

Lorsque votre client ne paie pas sa créance, cette dernière se transforme en « retard de paiement » voire en « impayé ». Vous allez ainsi créditer le compte 411 et débiter le compte 416 « clients douteux ou litigieux ». Vous tenterez tout d’abord une procédure à l’amiable afin de recouvrer votre créance. Si vous n’y parvenez pas, vous pouvez ouvrir une procédure judiciaire.

  • Si la créance n’excède pas 5 000€, vous pouvez faire appel à un huissier. Une procédure simplifiée de recouvrement peut être mise en œuvre si votre créance a pour origine un contrat ou résulte d’une obligation de caractère statutaire.
  • Vous pouvez passer un par un juge qui pourra prononcer une injonction de payer à votre client. Vous pouvez engager une telle procédure, nommée procédure d’injonction de payer, dans le cas où votre créance est issue d’un contrat, d’une obligation ou d’une lettre de cange, d’un billet à ordre ou de l’acceptation d’une cession de créance professionnelle (bordereau Dailly). 

Je ne souhaite pas prendre de risque, que faire ?

Une première solution : l’affacturage

Vous pouvez faire appel en amont de vos créances à une société d’affacturage. Vous allez confier vos créances à une société afin de vous sauver de tout risque. Vous paierez la société d’affacturage en fonction du montant de la créance et du risque associé au client. Vous devez céder vos créances, sitôt émises, à la société de factoring. Cette société va vous verser la majeure partie des montants correspondants, une fois déduits les frais et un montant de garantie. Quand les factures viennent à échéance, le factor se charge d’en récupérer le montant auprès des débiteurs. Une fois les créances honorées, le factor rembourse à l’entreprise les retenues de garantie.
L’affacturage permet donc d’avoir une rentrée de trésorerie dès l’émission de la facture et surtout d’alléger son BFR. (Pour en savoir plus sur le BFR, c'est par ici ! ) Vous vous déchargez ainsi de tout risque. Les banques, via leurs filiales spécialisées, vous propose de nombreuses solutions d’affacturage. Cet technique est devenu aujourd’hui la source numéro un de financement à court terme par la mobilisation des créances clients.

Une deuxième solution : l’escompte bancaire

Vous pouvez recevoir vos paiements des créances clients plus rapidement grâce à un système d’escompte. Ainsi, cette forme de crédit professionnel à court terme permettra à votre entreprise d’obtenir ses paiements plus rapidement en cédant à votre banque vos créances. La banque vous facturera des frais tout comme la société d’affacturage en fonction du risque pris et du montant de la créance. Il s’agit donc d’une avance de trésorerie. Tout comme l’affacturage, l’escompte vous permettra d’alléger votre BFR. 

Le délai client

Le délai client est lié à vos créances. Il s’agit du délai moyen d’encaissement de vos créances et est donc directement lié aux délais de paiement que vous accordez à vos clients. Le délai client se compte ainsi en jours.
Ainsi, délai clients = (créances clients / CA ) *360

Les créances clients et le besoin en fonds de roulement (BFR) de votre entreprise

Petit rappel sur le BFR

Le BFR représente les besoins de financement à court terme d’une entreprise.
Pour rappel, le calcul du BFR est le suivant : stocks + créances clients – dettes fournisseurs – dettes fiscales et sociales.
Le BFR prouve donc votre capacité collecter rapidement ce que vous doivent vos clients et à payer le plus tard possible vos dettes tout en gérant de la manière la plus optimale vos stocks. Il s’agit ainsi de la trésorerie nécessaire à votre entreprise pour que son activité fonctionne.
Vous devez être très vigilent à votre BFR, de nombreuses entreprises florissantes ont fait faillite à cause d’une mauvaise gestion de leur besoin en fonds de roulement. En effet, si vos clients vous paient de plus en plus tard, ou même sont en incapacité de payer, alors que vous avez engagé des frais pour leur délivrer leur bien ou réaliser leur service, vous mettez votre entreprise en danger. Vos fournisseurs continueront en effet de réclamer leur dû tandis que vous n’avez pas reçu les paiements attendues… tout se complique et vous risquez de mettre la clé sous la porte.
Une bonne gestion de vos créances clients est ainsi primordiale.

Nos conseils pour gérer au mieux vos créances clients :

  • Vous pouvez engager une personne dont la mission sera dédiée aux relances des impayés.
  • Vous pouvez exiger un acompte. Cet acompte vous servira de parachute en cas de non-payés. A la place d’avoir perdu 100% de la somme qui vous été dues, vous n’en aurez perdu que 70% par exemple. Certaines entreprises demandent un acompte avant même que le service ait été rendu ou que le produit ait été livré. Cet acompte représente entre 20 et 50% de la somme totale due. Ceci vous permettra de régler également vos fournisseurs plus vite et donc d’améliorer votre BFR à la fois du côté créance mais également du côté dette. Si vous avez réussi à gagner la confiance de vos clients par votre professionnalisme, il ne devrait pas voir d’inconvénients à vous verser cet acompte. 
  • Choisir au mieux vos clients. Il est important de choisir des clients qui règlent rapidement et qui ont une bonne santé financière. Ainsi, faire moins de chiffre d’affaires mais être payé plus vite et de façon plus certaine agira en faveur de votre pérennité. Nous vous conseillons de vérifier la situation financière de l’entreprise cliente. Si vous avez le moindre doute sur la capacité de votre client à régler ses factures, vous devez impérativement analyser sa solvabilité avant de lui livrer son produit ou de lui rendre le service attendu. De nos jours, il est très aisé de vérifier la solvabilité de votre client. Vous pouvez vous rendre sur des sites tels qu’infogreffe ou encore sur le Registre de commerce. Vérifiez les ratios tels que le taux d’endettement net (endettement net/capitaux propres) et le ratio de solvabilité (capitaux propres/passif total). Un taux d’endettement net supérieur à 1 est un indicateur de mauvaise santé financière. Le résultat de 70% doit vous alerter tandis que 50% constitue une moyenne. Le ratio de solvabilité permet d’estimer la capacité de remboursement à terme d’une entreprise. Ce ratio doit être inférieur à 3, sinon on estime que l’entreprise sera en incapacité de rembourser ses dettes.
  • Comme précisé ci-dessus, vous pouvez faire appel à l’escompte bancaire et/ou à une société d’affacturage.
  • Vous pouvez exiger un paiement plus rapide dans les contrats que vous éditez. Une méthode peut être de rémunérer vos commerciaux une fois le paiement client effectué. Ceci obligera donc vos commerciaux à optimiser les négociations concernant les délais de paiement. 
  •  Combien de temps mettez-vous à facturer vos clients ? Beaucoup d’entreprises et surtout les start-ups et TPE tardent à facturer une fois le produit livré ou la prestation réalisée. Ceci peut expliquer pourquoi vos clients vous paient parfois très tard : il n’a pas reçu sa facture. Facturer une fois par semaine voire au fur et à mesure de vos livraisons et/ou prestation de service peut être une bonne solution pour améliorer votre BFR. 

Conclusion sur les créances clients :

En moyenne, les entreprises ont un retard de 70 jours, ce qui représente un manque à gagner de 16Ma d’€. Notre conseil le plus précieux est donc de mettre en place un suivi très régulier de vos créances clients. Il ne faut pas hésiter à rappeler vos clients à l’ordre lorsqu’ils tardent à régler leurs factures. Comme écrit ci-dessus, embaucher une personne dont une des missions est de gérer les créances et la relance des impayés est primordial pour réduire au maximum les risques de non-paiement. Si vous n’arrivez pas à avoir un suivi régulier de vos créances, il se peut que vous tombiez dans le piège du BFR. Vous n’aurez plus la trésorerie nécessaire afin de financer vos activités à court terme et vous risquez de mettre la clé sous la porte. Soyez donc très vigilent !
  

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