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Attention aux erreurs de notes de frais et dépenses antérieures à la société

Publie le 28 Juin 2017 18:01

 

Avant de vous rembourser, ou de vous faire rembourser vos frais, notamment ceux engagés avant la création de l’entreprise soyez au fait de quelques règles à respecter et quelques erreurs à éviter.

Les frais : késako ?


Pourquoi faut-il être particulièrement prudent lorsqu’il s’agit des notes de frais ? Parce que celles-ci sont déductibles des cotisations sociales, ce qui peut ouvrir la voie à tous les excès. En général, les frais remboursés par l’entreprise couvrent trois postes de dépense :

Les frais de transport : si vous êtes amenés à vous déplacer beaucoup dans un cadre professionnel, vous pouvez vous faire rembourser vos frais suivant des barèmes kilométriques en fonction de la puissance de votre véhicule et de la distance parcourue. Ces barèmes changent tous les ans ; ceux de 2017 ont été publiés en février et sont disponibles ici.

Les frais de repas : vous pouvez par exemple vous faire rembourser les repas avec des clients, mais attention à ne pas être trop lâche : l’Administration fiscale peut considérer, si le nombre d’invitation clients dépasse 5 repas par mois, que vous fournissez à votre collaborateur un avantage en nature.

Les frais d’hébergement

 

Pour être remboursé, il faut que les frais engagés l’aient été dans l’intérêt de l’entreprise et ce raisonnablement, et qu’ils puissent être rigoureusement justifiés. L’entreprise choisit ensuite si elle rembourse à l’euro près ou en fonction d’un forfait. Attention néanmoins, car si vous êtes gérant, vous être contraints de choisir le remboursement des frais réels, à l’exception des frais kilométriques.

 

Et mes dépenses antérieures à la création de la société ?


Vous pouvez vous faire rembourser certains frais engagés avant la création de votre entreprise, c’est-à-dire avant la date de signature des statuts, si ceux-ci respectent plusieurs conditions. Premièrement, ils doivent évidemment être liés au démarrage de l’activité. Ensuite, ils doivent être également pouvoir être justifiés. A noter néanmoins que si les factures ne sont pas établies au nom de l’entreprise, comme elle n’existait pas encore, vous pouvez les refacturer à votre nom. Enfin, leur date ne doit pas excéder quelques mois précédant la création de l’entreprise, au risque d’être invalidés.
Le remboursement peut intervenir immédiatement, tant qu’une clause spécifique est insérée dans les statuts et que la liste de ces dépenses est fournie en annexe. Il peut couvrir les dépenses à caractère de charges (la souscription d’une assurance par exemple), à caractère d’amortissement (l’achat de matériel ou de fournitures par exemple), ou les dépenses liées à l’acquisition ou l’aménagement des locaux par exemple ; il ne peut couvrir les apports en nature.
Dans le cas d’une entreprise individuelle (dont la date de création est la date d’inscription au centre de formalité des entreprise), la difficulté est moindre, à condition de pouvoir justifier les dépenses par des factures.

 

Comment déduire mes frais de mon revenu imposable ?


La déduction forfaitaire de 10% sur le revenu imposable est la méthode de déduction par défaut : par exemple, si Vincent gagne 30 000 € brut, mais qu’il a 1000 € de frais professionnels, à moitié remboursés, à moitié pris en charge par l’entreprise, il sera imposé sur 90% de 31 000 €, soit sur 27 900 euros.

 

Mais l’entreprise peut aussi donner la possibilité au salarié de déduire l’ensemble des frais réels payés : si en plus des 1000€ remboursés, il a pris à sa charge 500€ de frais, qu’il peut justifier, il sera imposé sur son revenu agrémenté des frais remboursés, soit 21 000€, desquels il peut déduire les frais supplémentaires et les frais pris en charge, soit ici 1000€ en tout. Il sera donc imposé sur 20 000€.
Attention néanmoins à ne pas dépasser la limite d’exonération qui existe pour certaines dépenses, notamment les frais mobiles, Internet et ADSL qui ne peuvent être déduits qu’à hauteur de 50% des sommes engagées.

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