Comment prévoir les charges sans son business plan

Dans le cadre de l’établissement d’un business plan, la partie financière doit contenir l’estimation de toutes les charges à prévoir au cours de votre projet. Ce sont précisément les sommes décaissées. Cette estimation s’avère importante car elle contribue à déterminer votre résultat prévisionnel et d’identifier vos besoins en financement. Cela vous permet également d’éviter les erreurs au niveau des prévisions de trésorerie, de la rentabilité et du financement du projet. Une simple omission ou un mauvais chiffre peuvent être compromettant pour votre projet. Veillez à lister toutes les charges, qu’elles soient importantes ou non. Afin de mieux vous orienter, nous avons regroupé une liste des dépenses à prévoir dans un business plan.

La liste des dépenses et charges à prévoir dans votre business plan

Le plan financier

Pour s’assurer de la faisabilité d’un projet, il convient de déterminer la marge prévisionnelle au niveau de la partie financière du business plan. C’est ce qui compose essentiellement le plan de financement initial. A cet effet, vous devez penser aux achats directs qui vous permettraient d’atteindre le chiffre d’affaires à cibler. Il convient de déterminer au préalable les ressources nécessaires à l’entreprise pour assurer son fonctionnement. Les entrées d’argent doivent suffire pour combler les investissements et les dépenses à prévoir. Ces dernières sont constituées de :

• Machines et logiciels pour une gestion automatisée et plus simple
• Fournitures de bureau
• Matières premières pour la fabrication des produits à commercialiser, comme les légumes et la viande pour les restaurants, ou encore les tissus pour les couturiers
• Frais divers (abonnement téléphonique, assurance, honoraires d’un expert-comptable, etc.)
• Rémunérations des employés et charges sociales
• Impôts et taxes.

Afin de vous assurer d’effectuer une estimation correcte sur les marges à prévoir, il existe des méthodes efficaces, telles que :

• Se référer au taux de la marge en fonction du secteur d’activité : chaque secteur possède ses particularités en termes d’achats prévisionnels. Il convient donc d’en prendre connaissance avant de lancer un projet y afférent. De ce fait, vous devez cerner entièrement le métier ou l’activité que vous prévoyez de pratiquer afin de rédiger correctement votre business plan. Les devis de vos futurs fournisseurs vous permettront sans doute d’établir les dépenses à prévoir pour votre matériel de travail et vos matières premières. A noter que la marge prévisionnelle est spécifique à chaque secteur d’activité.
• L’analyse des opérations : au lieu de vous appuyer sur la marge prévisionnelle, procédez à l’analyse de chaque opération, qu’il s’agisse d’un service, d’une production ou d’une vente. Cette analyse consiste notamment à lister les pièces nécessaires à l’activité et à en déterminer le coût d’achat. Pour une société de fabrication de vêtements par exemple, le tarif hors taxe d’un tissu en cuir diffèrera sans doute de celui d’un tissu en coton.
• La marge commerciale à prévoir : l’établissement de cette marge consiste à évaluer d’abord la marge brute, puis la marge nette et le taux de marge avant de terminer par le taux de marque.

Par ailleurs, la réalisation d’une estimation correcte peut également se faire à partir du brainstorming. A cet effet, les échanges avec ses collaborateurs contribuent à l’obtention de tarifs exacts.

Les dépenses détaillées

Sachez que l’obtention devis se révèle particulièrement important pour les prévisions de trésorerie. Voici quelques charges et immobilisations à prévoir pour vous donner une idée sur leurs coûts et le budget à établir pour votre projet :

• Les équipements : pour l’ouverture d’un nouveau bureau, incluez les ramettes de papier, les enveloppes, les cartouches d’encre, les ordinateurs et l’imprimante sans oublier les mobiliers de bureau. N’oubliez pas de prévoir la fréquence des achats. Consultez les tarifs en magasin ou en ligne afin d’établir un devis précis.
• La sous-traitance : en cédant l’exécution d’une partie de vos activités, les dépenses liées à la sous-traitance doivent être prévues. Afin d’en estimer la valeur, consultez vos futurs partenaires.
• Le bail et les charges y afférentes : une entreprise ne peut voir le jour que si elle dispose d’un siège social. Ce dernier peut être le domicile de son fondateur ou un local spécialement dédié à l’activité envisagée. Dans le second cas, la location ou faire appel à une société de domiciliation peut s’avérer nécessaire. Dans le cadre de la procédure légale, l’entrepreneur s’entend sur une promesse de location avec le propriétaire du local choisi préalablement à la création de l’entreprise. Si vous avez établi votre prévisionnel financier avant d’avoir trouvé votre local, pensez à en évaluer les coûts correspondants au loyer à prévoir en fonction des locaux que vous avez sélectionnés dans votre secteur géographique. Outre les charges locatives, les travaux à prévoir pour l’aménagement du local et la caution à verser doivent être inclus dans la prévision.
• Les dépenses en énergie : leur coût peut être élevé en fonction de l’étendue de votre local ou de votre activité. L’utilisation de machines, comme dans le cas des machines agricoles, vous aurez besoin d’une importante quantité de carburant pour assurer la continuité de votre activité. Les boulangeries et les restaurants ont sans doute besoin d’électricité pour conserver leurs matières premières. L’estimation de cette consommation peut s’avérer complexe. Toutefois, vous pouvez vous appuyer sur vos précédentes expériences pour évaluer vos dépenses prévisionnelles.
• Les locations financières : pour exercer votre activité, vous aurez peut-être besoin de louer du matériel au lieu d’acheter. Dans ce cas de figure, établissez un budget à partir du premier loyer majoré et évaluez l’impact des locations financières sur le fonctionnement de votre entreprise. Si vous établissez un contrat de crédit-bail d’un véhicule, les frais d’assurance et d’entretien doivent être inclus dans le tarif.
• Les entretiens à prévoir : souvent négligées, les dépenses liées aux entretiens du matériel de l’entreprise occupent pourtant une place importante dans le cadre de l’épanouissement de l’activité. Un véhicule non-révisé, une chaudière peu entretenue ou encore un local de travail en désordre peuvent impacter sur la productivité de l’entreprise. En revanche, chiffrer les entretiens à prévoir n’est pas aussi simple qu’il n’y parait. Pour quantifier ces dépenses, renseignez-vous sur les fréquences d’entretien normales de chaque matériel de travail.
• La formation des employés : pour certaines professions, une formation peut être nécessaire. De ce fait, une documentation professionnelle est requise afin d’orienter les employés. Pour les postes juridiques et les métiers techniques, ces derniers ont besoin de se former continuellement afin de maîtriser les éventuelles évolutions dans leurs secteurs. En général, les frais de formation sont assez élevés. Il en est de même pour la documentation professionnelle, d’où la nécessité de les intégrer dans le prévisionnel financier.
• La communication : en lançant un projet, diverses actions de communication sont entreprises pour faire connaître la société et ses nouvelles activités. La publicité se révèle assez coûteuse, en particulier pour les sites e-commerce. En effet, les charges relatives à la conception d’outils de communication (mailchimp, adwords), les publicités et la participation à des événements (salons ou expositions) sont conséquentes, d’où la nécessité de les inclure dans le business plan. Cela doit vous amener à calculer le coût d’acquisiton de vos clients. Pour en savoir plus sur ce thème, lisez cette fiche pratique: https://www.my-business-plan.fr/fiches-techniques/cac
• Les assurances : sécurisez vos activités en souscrivant à une assurance adéquate. Ne tenez pas compte du niveau de risque de l’activité, puisque les problèmes peuvent toujours survenir à tout moment. Pour certaines activités, telles que la construction, souscrivez à une assurance décennale.
• Les déplacements : pour évaluer les frais de déplacement, faites le lien entre l’activité à lancer et les déplacements à prévoir à cet effet. Tenez également compte de la répartition géographique de votre clientèle cible.
• Les frais bancaires : les transactions importantes par carte bleue et les services payants proposés par la banque doivent être prises en compte. Les frais de compte et de dossiers doivent donc être envisagés.

Charges et immobilisations

Il convient de distinguer les charges des immobilisations, étant donné que leurs définitions prêtent souvent à confusion. Les charges se définissent comme les dépenses qui sont consommées rapidement, telles que l’achat de marchandises ou de matières premières, le paiement des impôts et taxes ou encore les frais financiers. Quant aux immobilisations, elles ne sont pas consommables dans l’immédiat. La dépense a déjà été effectuée mais on la répartit dans le comtpe de résultat sur plusieurs annéees. Il peut notamment s’agir du fonds de commerce ou du bail. L’évaluation de ce type de dépenses dans le futur nécessite la prise en compte de différents paramètres. D’abord, l’usage régulier des immobilisations génèrent une usure qui doit être prévue dans le business plan. L’amortissement qui nait de cette prévision fait baisser la valeur des immobilisations. Etant donné qu’il est nécessaire de prévoir les trois premières années de l’existence de l’entreprise, ce détail ne doit pas être négligé. En effet, des erreurs d’appréciation ou des oublis peuvent se produire et fausser les calculs effectués dans la partie financière.

Aucune dépense ne doit être minimisée étant donné que résultat potentiel dépendra de la différence entre vos charges et vos ressources. Lorsque le résultat obtenu est positif, l’entreprise réalise alors des bénéfices. Dans le cas contraire, il s’agit évidemment de pertes pouvant conduire à termes à la dissolution de l’entreprise.