Non, la facturation n’est pas un calvaire !

Vous n’arrivez plus à vous retrouver avec toutes vos factures ? Vous ne savez jamais s’il faut intégrer la TVA ? Vous ne connaissez pas vos droits ? Mickael Chaveroche, responsable des marchés francophones pour Zervant, vous éclaire sur tous ces points !

Zervant est un logiciel de facturation en ligne pour microentreprises. Il est utilisé à ce jour par plus de 70 000 entrepreneurs.

La clé de la facturation est le suivi régulier

Le suivi de la facturation

A mon sens, le problème principal que pose la facturation est le suivi. Créer des factures n’est pas difficile une fois qu’on a pris la main. Mais une fois qu’un entrepreneur commence à avoir plusieurs clients et projets, il se retrouve rapidement débordé par les factures. Il devient donc important d’effectuer un suivi rigoureux de ces factures afin de n’en perdre aucune, de les retrouver rapidement et facilement, et surtout d’avoir une vision limpide des sommes facturées, encaissées, et en attente.

Les 3 erreurs les plus courantes

• Ne pas respecter les règles de facturation (les mentions légales, les délais de paiement, le numéro de factures continus…)
• Manquer de rigueur en faisant ses factures à la main ou sur Excel, les perdre, et ne pas savoir où en être dans les créances.
• Avoir peur d’envoyer une facture de relance si le paiement est en retard. Les entrepreneurs souhaitent garder les meilleures relations possibles avec leur client, et c’est tout à fait normal. Il faut toutefois savoir rester ferme, et ne pas laisser les créances plomber sa trésorerie.

Qu’en est-il des factures envoyées à l’étranger ?

Différence entre France et étranger

La principale différence entre une facture d’une entreprise française à un client français et à un client canadien (par exemple) réside dans l’assujettissement à la TVA.

Une facture à l’étranger (Hors UE) se fait toujours hors taxes. Une facture dans un autre pays membre de l’Union Européenne se fait Hors Taxes sous certaines conditions :

• A partir du moment où votre client est une entreprise et qu’il possède un numéro de TVA intracommunautaire valide, la facture est exonérée de TVA. Notez que dans ce cas, il vous faudra déclarer vos ventes aux douanes via la Déclaration Européenne de Services (DES) dans les 10 jours ouvrables du mois suivant.
• Si votre client est une entreprise sans numéro de TVA, le montant sera facturé au taux de TVA de votre pays (pays du vendeur)
• Si votre client est un particulier, le montant sera facturé au taux de TVA de son pays (pays de l’acheteur)

Dans le cas d’une vente à un client canadien donc, pas de TVA (quelle que soit sa forme).

En matière de devises, vous avez le choix de la devise lors une transaction avec un client étranger. Mais si vous choisissez une devise étrangère, notez que le taux de change sera à négocier avec votre client, et que celui-ci devra être mentionné sur la facture.

Le point sur la TVA

Il existe un nombre démesuré de règles sur l’assujettissement à la TVA sur factures…

Pour faire simple, disons qu’il ne faut pas facturer de TVA lorsque vous facturez des entreprises à l’étranger (cf paragraphe précédent) ou que votre société est soumise à l’un des régimes suivants :
– Autoentrepreneur
– Micro entreprise
– Franchise de tva

Le caractère éligible de la TVA se décide au moment de la formation de la société. Une société est donc censée savoir si elle est éligible ou non. Dans tous les cas, il faudra ajouter la mention « TVA non applicable, art. 293B du CGI » sur la facture.

Attention aux règles sur les rappels de paiement

Vous pouvez envoyer un rappel de paiement dès que le délai de règlement est dépassé.

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Par défaut, le délai de paiement est de 30 jours, mais celui-ci est négociable au cas par cas avec le client. Il peut être étendu jusqu’à 60 jours calendaires maximum ou 45 jours fin de mois. Cependant, il doit être clairement indiqué au moment de la facturation.

Vous pouvez exiger des indemnités de retard dès le délai de paiement dépassé. Ceux-ci obéissent au même principe que les délais de paiement : Une base par défaut, et une marge de négociation règlementée.

Le taux est constitué du taux directeur de la BCE (mis à jour de manière semestrielle), et d’une base de 10%. Par exemple, au 9 décembre 2015, le taux par défaut est de 0,05% + 10 = 10,05%
Celui-ci est également négociable à la baisse mais jusqu’à 3 x 0,99% uniquement, qui est le taux d’intérêt légal.

Enfin, une indemnité forfaitaire de 40€ peut être réclamée pour frais de recouvrement. Cela doit d’ailleurs être mentionné sur la facture, au même titre que le délai et le taux de pénalité.

3 conseils pour réussir sa facturation !

• Être rigoureux ! Établir des factures et faire sa compta est déjà assez barbant, ne perdez pas de temps à chercher vos documents partout et à vous demander si vous avez été payé ou non !
• Utiliser un logiciel dédié à cela, cela fait gagner du temps et évite les erreurs. Notre logiciel, Zervant, permet d’automatiser une grande partie de la facturation et même de la comptabilité liée. Créer un compte est gratuit, n’engage à rien, et donne lieu à 30 jours d’utilisation illimitée du logiciel.
• Arrêter de penser que la facturation est un calvaire ! Avec les logiciels d’aujourd’hui la migraine est évitée…